Ciclo de Feedback: Una metodología para mejorar los procesos empresariales

¿Alguna vez te has preguntado cómo mejorar los procesos en tu empresa de manera efectiva? El ciclo de feedback es una metodología que puede ayudarte a lograrlo. En este artículo, exploraremos qué es el ciclo de feedback, su importancia en las empresas, las fases principales que lo componen, así como sus ventajas y beneficios. También encontrarás las mejores prácticas para implementarlo. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es el ciclo de feedback?

El ciclo de feedback es un proceso continuo de comunicación y retroalimentación que tiene como objetivo mejorar los procesos empresariales. 

Este se basa en la idea de que la información y las opiniones constructivas pueden impulsar el crecimiento y la eficiencia de una organización. A través de este ciclo se establece un flujo constante de retroalimentación entre los miembros del equipo, los líderes y otros stakeholders, permitiendo identificar áreas de mejora y tomar acciones para optimizar los procesos.

Importancia del ciclo de feedback en las empresas 

El ciclo de feedback juega un papel fundamental en las empresas, ya que fomenta la comunicación abierta y efectiva. También proporciona una oportunidad para que los empleados expresen sus ideas, inquietudes y sugerencias, creando un ambiente de confianza y colaboración. Esto no solo mejora la moral y el compromiso de los empleados, sino que también fortalece el trabajo en equipo y la productividad. 

Además, el ciclo de feedback permite detectar y corregir errores de manera oportuna, evitando que se conviertan en problemas mayores.

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Las fases principales del ciclo de feedback 

El ciclo de feedback consta de varias fases importantes:

- Fase de recopilación de información: 

Donde se recaba feedback de diversas fuentes, como encuestas, reuniones, evaluaciones de desempeño, entre otros. 

- Fase de análisis: 

A continuación, se realiza el análisis de la información recopilada, identificando patrones y tendencias. 

- Fase de comunicación: 

Donde se comparten los resultados y se establecen metas y objetivos claros. 

- Fase de implementación: 

Acá se implementan acciones correctivas o mejoras.

- Fase de evaluación: 

Donde se evalúan los resultados obtenidos. 

Finalmente, este ciclo se repite de manera continua, generando una mejora constante en los procesos empresariales.

Ventajas y beneficios del ciclo de feedback

El ciclo de feedback ofrece numerosas ventajas y beneficios para las empresas:

• Permite identificar oportunidades de mejora.

• Optimiza la eficiencia operativa.

• Aumenta la calidad del trabajo.

• Ayuda a fortalecer las relaciones interpersonales.

• Fomenta la motivación y el compromiso de los empleados, lo que se traduce en un mejor clima laboral y una mayor retención del talento. 

• Al implementar el ciclo de feedback de manera efectiva, las empresas pueden lograr un crecimiento sostenible y una ventaja competitiva en el mercado.

Estos beneficios terminan generando otras ventajas indirectas para la empresa, como:

• Toma de decisiones mejorada.

• Reducción de costos y desperdicios.

• Mayor productividad general.

Mejores prácticas para implementar el ciclo de feedback

Para implementar el ciclo de feedback de manera exitosa, es importante seguir algunas mejores prácticas. 

En primer lugar, es fundamental crear una cultura de feedback abierto y constructivo, donde se valore la opinión de todos los miembros del equipo. Asimismo, se deben establecer canales de comunicación efectivos y proporcionar herramientas adecuadas para recopilar y analizar la información.

Revisemos a continuación un caso de ejemplo de la importancia real del ciclo de feedback en un lugar de trabajo:

Teresa lleva dos años trabajando en una de las principales sucursales del Banco Mundial. Hace unos días recibió por email el resultado de su evaluación, pero al no tener feedback por parte de su jefe, ella se sintió decepcionada, sin entender qué debía cambiar y cómo lo podía lograr.

Como cada año el Banco Mundial daba por iniciado su proceso de evaluación de desempeño. El organismo, con presencia en numerosos países, realizaba a todos sus trabajadores la evaluación conocida como 360º. Una instancia donde las competencias de cada empleado eran evaluadas por jefes, pares y colaboradores. Luego, la información era procesada a través de un software y, finalmente, entregada a cada jefe de área.

Teresa estaba muy expectante de los resultados de su evaluación. Sentía que era una información útil saber qué pensaba su jefe de ella y así realizar los cambios pertinentes para lograr un mejor desarrollo profesional.

Fue así como el martes en la mañana recibió un mail de Javier Poblete, su jefe directo. Este era bastante escueto y solo se limitaba a reenviar los resultados de su evaluación, sin ningún comentario adicional. 

El informe estaba dividido en dos partes:

• Primero se detallaban los  “Aspectos destacados”, donde se explicaba que Teresa sobresalía por ser una buena ejecutiva, que había aprendido mucho en el último tiempo, que tenía una excelente relación en su grupo de trabajo y un muy buen conocimiento del negocio.

• El segundo ítem eran los “Aspectos a mejorar”. Allí se detallaba que se habían recibido reclamos de otras divisiones por falta de información y coordinación. Además que existían problemas en la comunicación hacia el jefe, y que en ocasiones era poco asertiva en sus comentarios.

“¿Asertividad? No comprendo a qué se refieren…”, pensaba Teresa. Y es que el segundo ítem la dejó muy deprimida, pues sentía que su desempeño había sido bueno y que había cumplido con todos los objetivos propuestos. Nunca alguien había evaluado mal su trabajo.

A pesar del informe Teresa no se deprimió. Quería superarse, saber en qué se había equivocado y cómo podía mejorar su desempeño.

¿Cómo puedo mejorar?

Tras sus resultados, Teresa decidió concertar una entrevista con su jefe.  A pesar de su insistencia, Javier le contestó que lo sentía, pero tenía agendado un viaje muy importante y por ello debían dejarlo para su regreso.

Pasaron los días, las semanas y Teresa aún no recibía una respuesta de su jefe, por lo que decidió  volver a insistir. “Creí que estaba todo aclarado. Si lo deseas puedes venir a las 13:00 hrs.”, fue la respuesta que recibió Teresa. 

Y así fue como a las 13:00 hrs en punto la mujer llegó a la oficina de Javier. “Te pido que sea corto. Tengo muchas reuniones y presentaciones”, fue el saludo que recibió de su jefatura. Teresa le comentó que estaba un poco confundida, y que le gustaría conversar de su evaluación.

Poblete tomó sus lentes, y comenzó a leer en voz alta los ítems del informe. “Está todo correcto Teresa. Debes ser más asertiva, aprender a comunicarte mejor. Yo creo que te falta personalidad, te falta proponer más. Yo creo que por ahí debe ir el problema”.

Tras la explicación, Teresa quedó aún más confundida. “Pero, cómo debo trabajar para mejorar aquellos puntos débiles”. “No lo sé. Háblalo con recursos humanos”, fue la escueta respuesta de Javier.

¡No hay feedback!

Al terminar la reunión, Teresa se sintió muy desconcertada. El encuentro la había descolocado, se sentía desilusionada y muy confundida. No sabía qué querían de ella, ni tampoco si era valorada en su trabajo. Tras la reunión no había sido capaz de aclarar sus dudas. 

Ella quería seguir desarrollándose dentro de la empresa, pero no entendía qué debía cambiar y cómo lo podía lograr.

Sin duda, el feedback no la había ayudado. Tal vez había recibido cierta información recabada a través de un sistema computacional, pero eso de nada le servía sin la orientación de su jefe. ¿Cómo podía mejorar? ¿Qué debía hacer con los resultados que le habían llegado? Eran interrogantes que Teresa no podía sacar de su cabeza. 

“Me siento desilusionada, poco valorada… Quizás debiese buscar otro trabajo”, le comentó a Marcela, su compañera de trabajo.

Como puedes ver luego de revisar este ejemplo, la realización de un correcto feedback es clave tanto para los empleados como para las empresas. La clave es realizarlo de manera clara y efectiva.

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