Obtén las herramientas para dirigir proyectos exitosos

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Obtén las herramientas para dirigir proyectos exitosos

El éxito empresarial está relacionado directamente al resultado de sus objetivos y procesos. En toda empresa, un proyecto va dirigido a alcanzar una meta en específico, según un límite impuesto por la misma compañía, por esta razón es necesario aplicar lo que se conoce como Sistema de Gestión de Proyectos. ¿Sabes cómo funciona? Descúbrelo a continuación.

Los límites que imponen las compañías para el desarrollo de un proyecto son: un presupuesto, un nivel de calidad acordado y un tiempo definido. Ese triángulo de requerimientos hace casi obligatorio el uso de un sistema que ayude a llegar bien a la meta.

Pero ¿De qué se trata el Sistema de Dirección de Proyectos? Es una herramienta integral y estratégica, conformado por las etapas de preparación, evaluación, dirección y puesta en marcha de un proyecto.

Este sistema es comúnmente utilizado por las compañías para: atender la necesidad operaciones y también satisfacer los requerimientos; tanto de sus clientes internos (trabajadores), como también a los externos (inversionistas, la comunidad donde están inmersos, organismos reguladores, proveedores).

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¿Qué es un Proyecto?

Para hacerlo más fácil, partamos desde la base, el Proyecto. Definimos como Proyecto al conjunto de actividades y recursos que se implementan para crear un producto, servicio o resultado. Es fundamental que el proyecto se realice bajo una temporalidad, es decir, que debe contar con una fecha de inicio y término definidos inicialmente.

El Ciclo de Vida de un Proyecto

La Dirección de Proyectos tiene como principal objetivo, permitir alcanzar los resultados de un proyecto. Para cumplir con el Ciclo de Vida, se realizan actividades que marcan el inicio y el fin, estas actividades son:

  1. Preparación: En esta etapa se considera el diseño del proyecto, definición de objetivos, beneficios, supuestos, recursos, capital de trabajo necesario, posibilidades de financiamiento, impactos y plazo estimado de recuperación de la inversión, entre otros.

  2. Evaluación: Se analiza para los inversionistas, la sensibilidad del proyecto sobre la base de los retornos esperados.

  3. La Dirección de Proyectos: Se preocupa de la organización de recursos, actividades y herramientas que nos permiten desarrollar de mejor manera las tareas y cumplir con los objetivos del proyecto.

  4. La Puesta en Marcha: Corresponde a la etapa de inicio o comienzo del régimen del proyecto y entra a ser parte de la actividad continua.

Además, durante el ciclo de vida también existen otra serie de actividades que se enfocan en obtener resultados con un mayor valor agregado. Esto se puede lograr a través de procesos más eficientes y de mayor calidad, como:

Debes saber que para implementar correctamente un proyecto, sin importar cual que sea tu negocio, extensión, inversión, entorno o involucrados, debes seguir cada una de las siguientes fases:

  • Inicio: Consiste en la definición y autorización del proyecto

  • Organización y preparación: Es la fase donde se construye el plan para la dirección de proyectos.

  • Ejecución del trabajo: Corresponde al momento donde se dirige y gestiona el trabajo previamente planificado.

  • Seguimiento y control: Es el momento en que se monitorea y controla como se está realizando el trabajo del proyecto.

  • Cierre del proyecto: Es la formalización de la aceptación del proyecto, resultados y cierre.

La Dirección de Proyectos genera las condiciones para el cumplimiento de los resultados del proyecto. Este puede estar influenciado tanto por elementos internos como externos, que deben ser considerados desde el inicio del proyecto:

En el entorno externo, los actores relevantes corresponden a: los usuarios, clientes proveedores, inversionistas, organismos reguladores, detractores, organizaciones o personas que se sienten perjudicados con el desarrollo y resultado del proyecto. Por otro lado, también son relevantes aquellos que reciben el beneficio del proyecto y las empresas de la competencia.

Desde el punto de vista interno, existen factores relacionados directamente al proyecto como: Estilo de la organización, la cultura de los integrantes, las comunicaciones internas, la gobernabilidad que corresponde a la estructura y la toma de decisiones, y por último, al equipo del proyecto desde el director a cada uno de sus miembros.

El sistema de Gestión de Proyectos está basado en los conocimiento, habilidades y técnicas adecuadas para una ejecución eficiente y efectiva. Hoy, aplicar las mejores estrategias te permitirá relacionar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así ser más competentes en el mercado en que te desempeñas.

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Publicado el 15 06 2021
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