Detección de Necesidades de Capacitación (DNC): ¿Qué es y cómo hacerlo?

Aplicar una prueba de Detección de Necesidades de Capacitación a los colaboradores, para conocer en detalle sus debilidades y fortalezas, es el primer paso para una mejora organizacional. Conoce a continuación un poco más sobre la DNC.

¿Qué es DNC?

Una prueba de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es un reporte que expresa cuáles son las debilidades u oportunidades de mejora que tienen los colaboradores, para generar una estrategia que permita a la organización alcanzar sus objetivos.

Antes de aplicar una DNC es necesario ordenar los roles de los colaboradores, de acuerdo a la importancia de cada uno en relación al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.

Luego, una vez obtenidos los datos de la DNC, se debe hacer una jerarquización de las necesidades más importantes, o brechas, que deberán abarcar los contenidos de la capacitación.

Para lograr lo anterior, las habilidades que se midieron deben ser clasificadas según el dominio de cada colaborador. Veamos un ejemplo sencillo y efectivo para clasificar los datos:

Estos campos también se pueden clasificar como números. Por ejemplo, que el número “1” sea el valor más bajo posible para esa habilidad, equivalente a “Muy mal”, mientras que el número “5” sea el máximo y equivalente a “Muy bien”.

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¿Cuál es el objetivo de una DNC?

Existen 5 objetivos principales que necesitas para la detección de necesidades de capacitación:

1. Entregar oportunidades para lograr un desarrollo continuo de los colaboradores, tanto respecto a sus cargos actuales como a otras funciones que cumplen los profesionales en la organización. Esto ayuda a que las personas puedan ser consideradas y apoyadas de la misma forma. 

2. Generar un buen ambiente laboral entre los colaboradores, aumentando su entusiasmo e incrementando su motivación para capacitarse en diferentes áreas. 

3. Identificar posibles situaciones complejas que puedan darse en la empresa, clasificarlas e investigar las causas que pudieron originarlas.

4. Establecer un plan de acción. Esto permitirá detectar las necesidades de capacitación de manera más organizada.

5. Generar un análisis comparativo entre lo que debería ocurrir y hacerse, versus lo que realmente pasa, precisando y detectando las diferencias. 

¿Cómo hacer una DNC paso a paso?

Es clave entender que la DNC no es tarea exclusiva de los analistas de Recursos Humanos. Los gerentes y encargados de área también son responsables de gestionar a su equipo, esto incluye el preocuparse por su desarrollo y capacitación. Por lo mismo, es fundamental que estén preparados para analizar las necesidades de capacitación de sus equipos, con el fin de empoderarlos y mejorar su desempeño.

Analizar las necesidades de capacitación incluye:

• Tener en cuenta las prioridades de la organización.

• Anticipar problemas próximos o necesidades del equipo.

• Monitorear el desempeño actual entrevistando, observando, realizando cuestionarios, etc.

• Tener claro el nivel de capacitación requerido y analizar la mejor manera de entregarla.

¿Cómo analizar y aplicar la información entregada por la DNC?

Existen algunos aspectos a tener en cuenta para aplicar la información recabada en la DNC:

Necesidades grupales

La forma de clasificar la información obtenida de una DNC es agrupando a las personas que tengan las necesidades más urgente de capacitación, y que necesitarán una nivelación más inmediata.

En este sentido se pueden agrupar a los colaboradores según la cantidad de habilidades clasificadas en: “Muy Mal”, “Mal”, “Regular”, “Bien” y “Muy Bien”. Las personas con más habilidades en “Muy Mal” deberían ser la primera prioridad para la capacitación, y claramente los que estén en el grupo cuyas habilidades se clasificaron con un “Muy Bien” podrían eximirse de esta misma, dándoles la opción de repasar contenidos, para no dejarlos fuera del proceso.

Una vez conformados los grupos es importante establecer cuáles serán las habilidades que deberán abarcar los contenidos de la capacitación, y también hacer una jerarquización desde las más críticas a las con menos urgencia de nivelación.

Feedback de los ejecutivos

Una vez que el informe de la DNC haya finalizado se envía a los gerentes, supervisores o encargados de cada área para que este sea contrastado y evaluado. 

Contar con la visión de cada jefe es importante para corroborar los resultados de la DNC y la posterior elaboración del plan de capacitación.

Con este feedback se elabora una propuesta. Es clave que en el desarrollo de este plan de capacitación los resultados expuestos por la DNC estén justificados, y tengan coherencia con la realidad de la empresa. Además, es necesario que esté alineado a los objetivos estratégicos de la organización.

Otra forma de detectar las necesidades de los colaboradores es a través de un sondeo para la Detección de Preferencias de Capacitación (DPC). Esta consiste en realizar una encuesta a cada miembro del equipo, donde éste apuntará, según su criterio, qué habilidades debe fortalecer o aprender para poder ejercer su rol o cargo.

Esta metodología apunta a fomentar la autogestión del colaborador y desarrollar más autonomía en cada rol de la organización. Por lo mismo, se pueden combinar cursos que potencien habilidades detectadas con la DNC, con contenidos que se hayan levantado con este autoanálisis de los mismos colaboradores.

Financiamiento

Una vez diseñado el plan de capacitación, y que este sea aprobado por las gerencias involucradas, es necesario aprobar un presupuesto para su desarrollo. Una herramienta importante, y que nos puede ayudar a financiar esta gestión es utilizar los recursos de Franquicia Tributaria SENCE.

Si el plan de capacitación permite ocupar este recurso, entonces la organización será compensada con un descuento del impuesto a la renta anual. Para ello es necesario una participación del 1% de la planilla anual de remuneraciones de los trabajadores contratados.

Ahora que sabes qué es una DNC en recursos humanos es hora de que te animes a buscar las mejores opciones de capacitación para tu equipo. 

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