¿Cómo hacer un informe de capacitación?

Si eres un analista o jefe dentro del área de Recursos Humanos, o Desarrollo de Competencias, ya te habrás topado con los reportes de análisis de tus colaboradores. Ahora, ¿cómo hacer un buen reporte de análisis e informe de capacitación?

¿Qué es un informe de capacitación de personal? 

El mundo laboral es cada vez más complejo y se mueve a pasos agigantados, por eso es clave que los colaboradores actualicen sus conocimientos y cuenten con las herramientas necesarias para adaptarse a los cambios, y ejecutar así su trabajo de la mejor forma posible. Es justo ahí que la capacitación se convierte en la mejor arma de una organización. 

Sin embargo, nunca es fácil crear un plan de capacitación, ya que este requiere estar alineado a los objetivos de las empresas y también responder a las necesidades de los colaboradores, lo que muchas veces resulta ser complejo.

Teniendo en cuenta esto, antes de comenzar un proceso de capacitación orientado a RRHH, o Desarrollo de Personas, se debe desarrollar una investigación para poder elaborar finalmente un informe que muestre la evaluación y control de conocimientos y capacidades de los colaboradores de una organización, con el fin de diseñar un plan para conocer los niveles de una o varias personas en un área de trabajo, y ayudarlos a nivelar de acuerdo a sus funciones en la organización.

Como primer paso, es fundamental considerar que un plan de capacitación debe ser ante todo flexible, y debe ir acorde al ritmo de los objetivos de la empresa.

Además, para realizarlo es clave ver a la organización como un todo, creando así un método de formación eficiente, en el que los colaboradores de la empresa adquieran herramientas y conocimientos útiles que puedan emplear en sus labores diarias. 

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Cómo hacer el informe de una capacitación 

Primero debemos considerar que se debe emplear un lenguaje claro y preciso sobre los temas que se quieren tratar. El contraste de datos con información e intención es también importante para destacar puntos específicos.

Para presentar un buen reporte de análisis de capacitación se deben cubrir los siguientes puntos:

Objetivo general de la capacitación: 

Plantear el objetivo general de la capacitación. Aquí se puede abordar como objetivo el trabajo en equipo, mejorar la comunicación entre los diferentes miembros de un equipo que asistió a la capacitación. Por ejemplo: plantear un programa de capacitación sobre habilidades blandas en colaboradores pertenecientes al departamento de desarrollo, comunicación y de ventas.

 Objetivo específico de la capacitación: 

Aquí abordamos el objetivo real de la capacitación de acuerdo a cada cargo, área de especialización y número de personas asistentes. Por ejemplo: plantear un programa de capacitación que permita a los miembros de desarrollo, comunicación y ventas, obtener herramientas de negociación, comunicación efectiva, discurso motivacional, empatía, actitud de servicio y que permita desarrollar estrategias para trabajar en equipo.

Metodología de trabajo propuesta: 

La forma en que fue desarrollada la capacitación, herramientas y qué modelo teórico se está aplicando. Además, informamos la modalidad (presencial, semipresencial, online, solo teoría, práctica, expositiva, participativa), la estructura del contenido, cuándo fue realizada, con qué medios, recursos adicionales, participantes, definición del cronograma de trabajo y el proceso de evaluación que fue aplicado.

Resultados obtenidos: 

Aquí pondremos los resultados obtenidos a través del proceso de evaluación tras el programa de capacitación. También incluimos el contraste de desempeño previo al programa de capacitación y después del programa de capacitación para establecer si hubo diferencias sustanciales en los colaboradores. También podemos realizar una encuesta donde se puede considerar la opinión de los colaboradores que participaron en este proceso de aprendizaje.

Valor agregado: 

Este punto puede variar dependiendo del tipo de capacitación y de si es una empresa externa quien se encargó de esta. Se puede expresar como habilidades adicionales que han desarrollado los colaboradores a partir de la capacitación, y que contribuyen con su desempeño personal o profesional, a cambios en el ambiente laboral, a nuevas iniciativas que surgieron posterior a la capacitación.

Consideraciones y recomendaciones: 

Una vez observados los resultados se pueden hacer consideraciones basadas en situaciones particulares de un empleado, que mejoró de forma significativa o, por el contrario, no mejoró gracias al programa. Aquí también se pueden plantear tendencias o patrones de los colaboradores que hayan llamado la atención durante el programa de trabajo. No todos los colaboradores son iguales, por lo tanto, aquí se pueden incluir las reacciones particulares de alguno durante el transcurso del programa.

Observaciones: 

Se pueden expresar acotaciones importantes del programa, el desempeño o la forma en que reaccionó un colaborador. Si alguno de los recursos tuvo un inconveniente o incluso si uno de los medios utilizados fue más efectivo tras alguna modificación.

Compleméntalo con un análisis de la capacitación

Por último, al presentar este reporte es bueno contar con el feedback de los que asistieron a la capacitación y cómo sienten que les afectó, sea de manera positiva o negativa.

Los formatos en que se puede presentar son varios: en una diapositivas (slides), utilizando un video preparado para la ocasión (si se cuenta con los recursos necesarios), o incluso en la forma más tradicional como un informe realizado en un archivo pdf.

Presentar un buen reporte de análisis de capacitación debe tomar en consideración que las organizaciones buscan cerrar la brecha de conocimiento de sus colaboradores para hacerlos más eficientes.

Según el estudio “2018 Workplace Report” de Linkedin Learning, el 94% de los colaboradores están dispuestos a invertir más tiempo en el trabajo para una capacitación siempre y cuando esto esté asociado a su desempeño y la generación de nuevas oportunidades para su carrera. Esto va de la mano con que 68% de los encuestados para este estudio aseguran que “prefieren aprender en el trabajo”.

El reto que surge a partir de este dato es reducir la resistencia de los colaboradores a realizar un programa de aprendizaje.

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