Conoce la Gestión de Procesos y lidera buenos proyectos

Las grandes empresas perduran en el tiempo, gracias a un proceso de mejora continua. Desde ahorrar tiempo hasta generar nuevas formas de trabajo, la gestión de procesos plantea una ayuda integral para cualquier organización. Descubre de qué se trata y lidera buenos proyectos.

La gestión de procesos constituye la administración y mejora constante de los procesos productivos de un negocio.

A su vez, los procesos productivos de una organización van desde la economía, ingeniería y marketing, hasta la psicología y el comportamiento humano.

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En la búsqueda de la eficiencia de estos procesos, una buena gestión evalúa e implementa medidas que contribuyan al logro de este objetivo.

¿Para qué sirve la gestión de procesos?

A partir de esta gestión se desarrolla la flexibilidad de las empresas ayudando a prevenir errores y defectos, eliminando el desperdicio, la repetición y mejorando la calidad y el rendimiento.

Casi todas las empresas líderes consideran que la gestión de procesos es una actividad de negocios fundamental. AT&T, por ejemplo, basa su metodología en los siguientes principios:

• La mejora de la calidad de los procesos se enfoca hacia el proceso de extremo a extremo.

• La mentalidad de la calidad es de prevención y mejora continua.

• Todos manejan un proceso a cierto nivel (dueño y/o responsables) y son clientes y proveedores al mismo tiempo.

• La simplificación de los procesos reduce las oportunidades de cometer errores y de reproceso.

• Las necesidades del cliente guían la mejora de la calidad de los procesos.

Funciones de la gestión de procesos

Al momento de llevar a cabo un proyecto, es importante reconocer qué es un proceso y cuáles son sus principales funciones para poder asignar o crear nuevas tareas que ayuden a completar este proyecto. Entre las principales funciones se encuentran:

1. Identificación y documentación

La gestión de procesos ayuda a identificar y a documentar los procesos que no se encuentran delimitados dentro de la organización.

2. Definición de objetivos

Se deben definir los objetivos con el foco siempre puesto en el cliente. Esto permitirá orientar los procesos hacia la satisfacción de necesidades y expectativas de los clientes.

3. Especificación de responsables de los procesos

En la gestión de procesos introduce la figura de propietario del proceso, quien participa en las actividades, pero es también el responsable final.

4. Reducción de etapas y tiempos

La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya.

5. Simplificación

Se trabaja en simplificar lo máximo posible los procesos, por lo que se intenta reducir el número de personas y departamentos implicados.

6. Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido

La gestión de procesos cuestiona todas las actividades operativas de control, duplicadas o innecesarias en la actualidad, dejando las estrictamente necesarias.

7. Reducción de burocracia

Los procesos burocráticos impiden que los procesos se lleven a cabo de manera rápida y eficiente. Por lo que se reducen durante la gestión de procesos.

8. Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal

Dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo.

9. Inclusión de actividades de valor añadido

El objetivo es que estas actividades vayan en la línea con la ventaja competitiva y por supuesto con el incremento de la satisfacción del cliente.

¡No cometas este grave error! Muchas veces las empresas creen que la implementación de nuevas gestiones requiere de una inversión adicional de dinero, que no es rentable para la organización. Pero ignoran que este tipo de gestiones pueden disminuir, a largo plazo, los costos operativos.

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