Aprende las claves para dirigir proyectos exitosos

Las grandes compañías logran atender la necesidad operacional de sus propios trabajadores y la de sus clientes, o inversionistas, a través de un sistema de gestión de proyectos eficiente. Conoce más acerca de esta gestión y aprende las claves para dirigir proyectos exitosos dentro de tu empresa.

La razón de ser de un proyecto es alcanzar las metas específicas establecidas dentro de ciertos límites como: un presupuesto, un nivel de calidad acordado, y un lapso de tiempo definido. Ese triángulo de requerimientos hace imperativo el uso de un sistema que ayude a llegar a la meta correctamente.

Precisamente de esto se encarga la Dirección de proyectos, la cual tiene un carácter integral por ser de alto impacto estratégico, y al mismo tiempo sistémico, ya que considera diferentes etapas para lograr el objetivo.

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Antes de comenzar… ¿Sabes qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de actividades y recursos que se llevan a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Estos proyectos tienen un tiempo de vida, es decir, cuentan con una fecha de inicio y término.

En pocas palabras, podemos decir entonces que:

• Los proyectos tienen ciclos de vida que se cumplen al obtener el resultado esperado.

• Los proyectos corresponden a productos únicos.

• Y qué el proyecto sea temporal no significa que su duración haya de ser corta.

¿Cuáles pueden ser estos proyectos?

Estos proyectos pueden ser:

Entre otro tipo de proyectos también se encuentran:

• Un producto, que puede funcionar por sí solo o ser un componente de algo mayor.

• Un servicio que brinda apoyo a la producción o distribución.

• Una conclusión o un documento (por ejemplo, un proyecto de investigación, encuesta, censo, negociación de un contrato, etc.).

• Una campaña publicitaria.

• El desarrollo de un prototipo de un producto nuevo o una nueva línea de negocios.

• La apertura de una sucursal.

• La creación de un nuevo canal de ventas.

• La etapa de la Preparación: Considera el diseño del proyecto, definición de objetivos, beneficios, supuestos, recursos, capital de trabajo necesario, posibilidades de financiamiento, ya sea directo o a través de endeudamientos, impactos y plazo estimado de recuperación de la inversión entre otras variables.

• La Evaluación: Se relaciona con analizar los diferentes resultados del proyecto ante distintos escenarios. Esto se entiende como análisis de sensibilidad del proyecto, y se realiza sobre la base de los retornos esperados, permitiendo así al inversionista evaluar si es conveniente invertir en materializar el proyecto evaluado, no involucrarse en el proyecto o invertir en otra actividad o instrumento financiero.

• La Dirección de Proyectos: Se preocupa de la organización de recursos, actividades y herramientas que nos permiten desarrollar de mejor manera las tareas y cumplir con los objetivos del proyecto.

• La Puesta en Marcha: Es la etapa de inicio o comienzo del régimen del proyecto, y entra a ser parte de la actividad continua, por ello la importancia de contar con un plazo de inicio y término de un proyecto. Si el proyecto se tratara de una mina, por ejemplo, la Puesta en Marcha sería la etapa en que finalmente se empieza a extraer el mineral.

Una Dirección de Proyectos tiene como principal objetivo permitir alcanzar los resultados del proyecto, a través de conocimiento, habilidades y técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.

¿Cómo es el Ciclo de vida de un proyecto?

Se refiere a las distintas fases que desarrolla un proyecto. Cualquiera sea el negocio, extensión, inversión, entorno o involucrados, estas fases son genéricas y secuenciales a implementar:

• Inicio: Consiste en la definición y autorización del proyecto

• Organización y preparación: Es la fase donde se construye el plan para la dirección de proyectos.

• Ejecución del trabajo: Corresponde al momento donde se dirige y gestiona el trabajo previamente planificado.

• Seguimiento y control: Es el momento en que se monitorea y controla como se está realizando el trabajo del proyecto.

• Cierre del proyecto: Es la formalización de la aceptación del proyecto y su cierre.

No olvides que el éxito viene acompañado de organización y planificación, para que salga todo de acuerdo a lo esperado. Por esta razón, debes poner especial atención en cada uno de estos aspectos antes de comenzar con un nuevo proyecto.

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