Fórmulas y funciones básicas de Excel

Excel es una herramienta útil y manejarla a la perfección te permitirá procesar y analizar datos, ayudándote a tomar decisiones dentro o fuera de tu trabajo de manera rápida y ordenada. Revisa a continuación las funciones y fórmulas básicas de Excel.

Manejando Excel podemos agilizar nuestras tareas diarias optimizando nuestro tiempo. Pese a conocer las características que hacen de este programa una herramienta imprescindible en la mayoría de los trabajos, ¿sabemos realmente su utilidad?

Sin duda muchos de nosotros hemos escuchado hablar de las funciones de Excel básicas y de cómo estas ayudan a procesar datos de manera eficiente y rápida, pero ¿conoces qué son y en qué consisten estas funciones? Revísalo a continuación.

Primero es importante entender qué es una función de Excel. En pocas palabras, es una fórmula matemática predefinida capaz de realizar cálculos automáticos, utilizando valores específicos en un orden determinado. 

Las funciones las define el mismo usuario y la utilidad de estas radica en que permite ahorrar tiempo, simplificando los procesos sin que sea necesario hacer los cálculos cada vez que estos se necesiten.

¿Qué esperas para aprender a utilizar este programa? Conoce nuestros básico, intermedio y avanzado y comienza a agilizar tu trabajo con esta útil herramienta.

¿Cómo se crean las funciones en Excel?

Las funciones obedecen a una sintaxis concreta, de esta forma se sigue un orden para obtener un resultado correcto, y para crearlas se siguen los siguientes 3 pasos:

- Paso 1: Debes insertar el signo igual (=).

- Paso 2: Luego seleccionas una función específica. Por ejemplo, si lo que buscas es sumar valores, debe ser SUM.

- Paso 3: A continuación introduces los datos que se necesitas utilizar para llevar a cabo la operación, es decir, los argumentos de la fórmula. Es importante saber que a su vez estos obedecen a celdas concretas.

Revisa a continuación un breve ejemplo para que entiendas, de manera práctica, la forma correcta de llevar a cabo una función de suma de valores:

Si buscas sumar valores de dos celdas lo que debes escribir es: =SUM(A5:A6). Con esta fórmula estarás sumando las celdas A5 y A6.

Debes saber que, para separar argumentos se utilizan puntos y comas. De esta forma, mientras los puntos ejecutan la operación entre celdas o rangos de los mismos, como por ejemplo (A1:A4), las comas separan conjuntos de argumentos.

Por ejemplo, si escribimos la siguiente función: =SUM(A1:A4, D3:D5), lo que estaremos haciendo es sumar el rango de valores que van de A1 y A4 al que va de D3 a D5.

Como ves, una función de Excel es un elemento que nos permite realizar cálculos concretos con la información de la hoja de cálculo.

Lo que revisamos anteriormente es un ejemplo básico de cómo armar una función de suma en Excel. Sin embargo, esta es solo una entre las más de 200 diferentes funciones disponibles, las que se agrupan en categorías como: matemáticas, de búsqueda, estadísticas y financieras, entre otras.

Además, las funciones pueden anidarse, por lo tanto, dentro de cada una de estas pueden existir otras. 

¿Cuáles son las funciones básicas de Excel?

Revisa a continuación las funciones básicas de Excel más utilizadas:

Sumar

La función sumar en Excel permite sumar una fila o columna. Pero también se puede seleccionar la celda al final de una fila o columna de manera rápida, ¿cómo? 

Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Esto es equivalente a “Autosuma”. 

Restar

Se usa para restar datos de filas o columnas. Para esto debes usar el signo menos -. 

Por ejemplo, si escribes la fórmula =10-5 en una celda, la celda mostrará 5 como resultado.

Multiplicar

Se usa para multiplicar dos matrices. Para realizar esta tarea se usa el * (asterisco). 

Por ejemplo, si escribes =8*10 en una celda, la celda muestra como resultado 80.

Dividir

Para realizar esta tarea debes usar / (barra diagonal). 

Por ejemplo, si escribes =10/5 en una celda, la celda mostrará 2. 

*Ojo que es importante escribir un signo igual (=) en la celda antes de escribir los números y el operador /. De lo contrario, Excel interpretará estos datos como una fecha.

Promedio

Con esta puedes obtener la media de un conjunto de datos registrados en la hoja de cálculo. 

Por ejemplo, si necesitas saber la media de ventas diarias de un negocio, registradas en el intervalo A1-A245, se utilizaría la expresión =PROMEDIO(A1:A245) y Excel arrojaría el monto diario que vende el negocio.

CTRL Z / CTRL Y

Sabemos que el Ctrl + Z nos sirve para revertir errores. Sin embargo, también existe otra opción que puedes usar para recuperar lo borrado: comando Ctrl + Y.

Para esto pulsa Ctrl + Y para revertir un “error” que pudiste eliminar con Ctrl + Z.

Pegado especial

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas específicas. Con el pegado especial tú escoges qué elementos copias y cuáles no, evitando así equivocarte al copiar elementos no deseados.

Cuando copies tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para un pegado especial, seleccionando lo que quieres copiar. El comando para pegar estos elementos es: Alt+E+S+V. Además, puedes usar el menú desplegable y escoger la opción en el cuadro de diálogo.

Eliminar duplicados 

Es muy rápida y simple de usar y elimina los valores que se repiten en cualquier conjunto de datos en Excel.

Primero debes seleccionar la tabla, luego ir a la pestaña “Datos” de Excel, haz clic en “Quitar Duplicados” y listo. Además, el mismo programa te preguntará a qué columna le aplicarás el cambio.

BuscarV

Quizás ya escuchaste a más de una persona hablar sobre las bondades de BUSCARV. Si aún no conoces esta función acá la describiremos brevemente:

BUSCARV es una de las funciones de búsqueda y referencias más importantes de Excel, con ella podemos buscar un valor dentro de un rango de datos, pudiendo también seleccionar si deseamos que el valor entregado sea aproximado o exacto.

Es importante que recuerdes que en la función BUSCARV debes: 

1. Ingresar el valor buscado. 

2. Seleccionar el rango en el que buscarás ese valor. BUSCARV es una de las funciones de búsqueda y referencias más importantes de Excel, con ella podemos buscar un valor dentro de un rango de datos, pudiendo también seleccionar si deseamos que el valor entregado sea aproximado o exacto. 

3. Seleccionar en qué columna está el resultado que quieres mostrar.

Ahora que ya conoces las funciones y fórmulas básicas de Excel, ¡no esperes más! Y comienza a utilizar la herramienta más usada en las empresas. Conoce nuestros básico, intermedio y avanzado y comienza a agilizar tu trabajo con esta útil herramienta.