¿Cómo fortalecer la colaboración en equipos desde el teletrabajo?

La pandemia por Covid-19 trajo consigo una transformación obligada hacia el trabajo a distancia. Este cambio nos desafía a fortalecer la colaboración desde lo virtual y fomentar la autonomía.

¿Consideras productivas las reuniones de trabajo? ¿Alguna vez has estado en una de ellas pensando que el tema se pudo zanjar con un correo electrónico? Las reuniones de trabajo son de vital importancia para el logro de las metas de los equipos, puesto que la coordinación de cada integrante y la puesta en escena da las diversas competencias para lograr los objetivos se da por medio de la comunicación y feedback continuo.

Sin embargo, muchos trabajadores se quejan de las reuniones porque las perciben poco efectivas e incluso hasta las catalogan de pérdida de tiempo. De hecho, unas de las preocupaciones más importantes para la mayoría de los colaboradores en cuanto a la gestión del tiempo son las reuniones de trabajo. Pero cuando se abusa o se le da un mal uso a esta herramienta se provoca un efecto nocivo.

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En tiempos de trabajo a distancia y teletrabajo esta queja se ha hecho más significativa, ya que compartir los espacios personales con la familia y el trabajo, especialmente como ha sucedido durante la pandemia, ha resultado ser desafiante y muchas veces difícil.

Desafíos del trabajo a distancia

¿Se puede trabajar en equipo en un contexto no presencial? Antes de que irrumpiera el teletrabajo como una medida de emergencia e improvisada por la crisis sanitaria, las empresas mayoritariamente funcionaban presencialmente y este factor se asociaba al control del buen desempeño de sus trabajadores.

Cuando comenzó el confinamiento tras la emergencia sanitaria derivada por el Covid-19, surgió la incertidumbre acerca del efecto de no tener a los colaboradores en los horarios pactados y de forma presencial trabajando.

Afortunadamente, muchas organizaciones ya habían implementado un sistema de trabajo a distancia, y habían dado cuenta de la posibilidad efectiva de funcionar exitosamente en esa modalidad. ¿Cómo lograban esto? teletrabajando y reuniéndose virtualmente a través de las plataformas que hoy ya muchas personas dominan. Esto ha llevado a la conclusión de que se puede estar presente sin compartir el mismo espacio físico.

Factores para desarrollar un buen equipo virtual

¿Qué marca presencia en contextos de no presencialidad? La respuesta es clara, una cultura organizacional que haya consolidado los siguientes factores:

1. Trabajar por un propósito

Los equipos nacen en torno a un objetivo común. Cada miembro tiene roles y funciones que permiten conseguir la meta, en interacción con otros. Que la organización promueva el conocimiento del objetivo y trabaje en torno a objetivos, la hace más eficiente y facilita llegar a la meta, regulando sus propios comportamientos e interactuando eficientemente con los otros.

2. Promover la responsabilidad y la autodisciplina

Esto solo es posible si en la organización se ha pasado del control directo a la supervisión en torno a objetivos y se ha fomentado la evaluación por objetivos entre las personas y su jefatura directa.

En equipos virtuales, la autodisciplina y la responsabilidad adquieren mucha más importancia, dado que la no presencialidad pierde un factor regulador relevante, que es la presión directa o indirecta que los otros van ejerciendo para regular el comportamiento dentro del ambiente laboral.

3. Fomentar estrategias y ambientes colaborativos

Colaborar es la forma de trabajar en equipos que sean capaces de sustentarse en el tiempo. La virtualidad debe dar espacio a la comunicación informal, a la flexibilización de los roles para apoyar a quienes requieren de refuerzo en las circunstancias emergentes.

La colaboración se enmarca en la predisposición para abrirse a las propuestas de los otros y trabajar por un nosotros en la misma medida que por las motivaciones individuales. Tal vez este factor sea uno de los que más resistencia opone al teletrabajo, porque las personas al estar juntas evidencian más fácilmente la disposición a cooperar.

4. Motivar liderazgos participativos

Consolidar la confianza entre el líder y los miembros del equipo, promover la participación en las decisiones, abrir espacios para la propuesta creativa y para la innovación permite ir adaptando a los equipos y a las organizaciones a las demandas cambiantes del entorno y facilita la sustentabilidad manteniendo buenos resultados en el tiempo.

En la virtualidad, el liderazgo cambia, es el primer proceso de adaptación que debe realizar el equipo y para lograrlo las plataformas de trabajo en equipo y de reuniones virtuales son las herramientas más importantes, además de la actitud, que es la primera y más impactante en este desafío.

5. Incentivar el feedback permanente y oportuno

Las emociones se contagian y se trasmiten en la interacción. El desafío de los equipos virtuales es mantener instancias permanentes de comunicación, instalar prácticas de retroalimentación constante y hacer visible la contribución de emociones positivas y feedback constructivo para abrir espacios de soluciones eficientes para alcanzar los objetivos.

Las buenas ideas deben reconocerse, los problemas deben ponerse sobre la mesa para solucionarlos y las dificultades deben ser debatidas dando espacio a la verbalización de propuestas creativas que lleven a la meta.

En los ambientes virtuales, deben establecerse espacios de conversación permanentes, formales y respetuosos de los tiempos personales. Reuniones efectivas, oportunas y periódicas, que promuevan la conectividad y la positividad dentro de los equipos.

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