Mejorar los procesos de una organización no es tarea sencilla. Debemos identificar las oportunidades para mejorar y asegurarnos que todos estén alineados con la estrategia y los objetivos.
Un punto relevante en las organizaciones es ser capaz de identificar las diferentes oportunidades de mejoramiento que podemos tener.
Estas oportunidades son establecidas, en su gran mayoría, a partir de las etapas de modelamiento de sus procesos constituyentes. Es ahí donde seremos capaces de identificar las mejoras que permitirán alcanzar los niveles de eficiencia y valor requerido.
Los puntos más relevantes que debemos observar para descubrir estas oportunidades son las siguientes:
- Análisis de reducción de tiempos.
- Mejoramiento de la calidad de los productos y/o servicios entregados.
- Eliminar, simplificar y/o automatizar el proceso.
- Introducción de tecnologías en los procesos.
- Aumentar el valor del proceso, o eliminar actividades que no agregan valor.
- Evitar duplicidades.
- Mejorar flujos de trabajo.
- Desarrollar nuevos productos, servicios y/o procesos.
- Corregir y/o mejorar eficiencias y eficacias de los procesos.
- Identificación de problemas existentes de los que no se conoce su solución.
Aquí podemos apoyarnos en herramientas que nos facilitan el focalizarnos aún de manera mucho más precisa en las mejoras a ser introducidas en los procesos.
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Análisis causa – efecto (Diagrama de Ishikawa)
El “diagrama cusa – efecto” se elabora para ilustrar las diferentes causas de un problema, relacionándolas con sus efectos.
Para cada efecto generalmente surgirán varias categorías de causas principales. Este diagrama facilita en forma considerable el entendimiento y comprensión de un proceso y obliga a trabajar en equipo. Es necesaria la participación de todo el personal involucrado en el proceso para su construcción y uso.
Las etapas en su desarrollo son los siguientes:
- Paso1: Identifique el dato, la oportunidad, el problema o situación.
- Paso 2: Realice un resumen del problema o situación y escríbalo en el lado derecho de la hoja y trace una línea de izquierda a derecha hasta el rectángulo
- Paso 3: Escriba los principales factores que podrían generar el dato, oportunidad, problema o situación en forma de ramas de la línea inicial. Estos se consideran las causas principalesCuando se están analizando los procesos (especialmente los de producción), se debe seguir la regla de las 6Ms. Esta regla establece que en cualquier dato, oportunidad y problema o situación, sus causas se pueden agrupar en 6 categorías: Material Prima, Medición y Seguimiento, Máquinas e Infraestructura, Medio ambiente, Mano de Obra y Método)
- Paso 4: Escriba las causas secundarias que afectan a las primarias como ramas medianas. Escriba las causas terciarias que afectan a las ramas medianas como ramas pequeñas
- Paso 5: Asigne importancia a cada factor y marque los factores más importantes que parecen tener efectos significativos sobre la característica de calidad (se pueden utilizar encuestas, entrevistas a expertos, tablas de decisión, toma de datos, diagramas de Pareto o histogramas)
- Paso 6: Analice e interprete el diagrama que ha obtenido, identificando todos los factores relevantes, expresando las causas tan correctamente como le sea posible, escogiendo datos, oportunidades, problemas o situaciones y unas causas medibles. Y, finalmente, defina las causas sobre las que le es posible actuar.
*Un detalle de cómo realizar este análisis se encuentra en el Material de profundización “Diagrama de Ishikawa”.
A su vez, este proceso puede ser complementado con:
1) Análisis Causa – Raíz
A través de este análisis podemos llegar a las verdaderas causas de los problemas en los procesos, teniendo la seguridad de que vamos a actuar sobre la “causa raíz” de él y no de los efectos que se producen a partir de otras razones intermedias.
El manejo del cambio en el mejoramiento de los procesos
Es muy probable que en las organizaciones existan algunos niveles de resistencia a los cambios que se efectuarán. Y aún más cuanto más profundo es el cambio que se efectuará. Cuando se modifiquen los paradigmas de los colaboradores de la organización o bien cuando los cambios afecten la cultura interna de ella será necesario efectuar un proceso de “Manejo del cambio organizacional” que permita no sólo manejar adecuadamente los cambios a introducir, sino fundamentalmente apoyar a las personas para que acepten y asimilen positivamente estos cambios.
Es relevante que los colaboradores se adapten al cambio que se implementará. Esto necesariamente implica entender los motivos que lo causan (nuevas tecnologías, reorganización), considerando su impacto y requerimientos en el corto plazo (desarrollar nuevas competencias, generar nuevas relaciones, entre otros).
Para ello, las organizaciones utilizan en este proceso una estrategia de manejo del cambio que normalmente implica el utilizar diferentes facilitadores (ver cuadro).
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