Conoce la importancia de hacer seguimiento a un proceso

Un producto mal elaborado puede ser fatal para cualquier marca, por lo que el proceso de seguimiento de los detalles en un proyecto es fundamental para su éxito.

¿Has escuchado sobre los errores de producción de grandes empresas? Por ejemplo, cuando se ha encontrado un clavo en una bebida gaseosa o cuando se han construido grandes obras de infraestructura y a los pocos meses presentan fracturas o grietas.

Para evitar esos errores garrafales es clave la capacidad de reacción de la administración a la hora de enfrentar cualquier imprevisto de manera rápida y efectiva. Como sabemos, las cosas no siempre resultan como las planeamos al poner en marcha un proyecto. Por eso se hace muy importante que los líderes del proyecto mantengan siempre una visión clara y precisa de lo que pasa en la compañía.

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Monitoreo constante

Existen métodos, caminos o herramientas que se hacen imprescindibles para el seguimiento o monitoreo de los procesos productivos.

Al hablar de seguimiento nos referimos a que la administración tenga una visión completa sobre el estado del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desvío del curso planeado originalmente. El objetivo es tomar decisiones asertivas para corregir los potenciales problemas.

El director o directorio del proyecto debe estar visible, mostrarse partícipe de la iniciativa y comprometido con los objetivos. Es necesario estar enterado de todo lo que pasa en el entorno y hacer las preguntas necesarias a sus participantes.

En esta etapa se recomienda tratar de responder las siguientes preguntas sobre el proyecto:

Hacer todo lo posible para que no aumente la desviación en relación con el curso original es la tarea final de todo seguimiento. Por lo anterior, encontrar las fallas y detectar su localización podría hacer que la desviación no sea tan grande. Así, es necesario medir con algún patrón cuantitativo la desviación. Vale decir, se debe evaluar el cambio en tiempo de retraso, dinero perdido, características o funciones sustituidas.

Técnicas de seguimiento

Algunas técnicas para realizar el seguimiento son las siguientes:

• Reuniones 
• Reportes 
• Programas de administración 
• Revisiones 

Generalmente, las empresas utilizan plataformas computacionales para hacer los seguimientos. Una de éstas es la conocida MS-Project, la cual hace tres tipos de seguimiento del proyecto:

• Actualización de las tareas del proyecto en base a lo previsto originalmente: Esta función se utiliza cuando el trabajo se está desarrollando sin ningún tipo de retraso.

• Actualización de porcentaje de avance completo y de la duración en tiempo real del proyecto: Esta alternativa es requerida cuando se quiere conseguir información sobre las diferentes tareas del proyecto en el momento exacto del análisis del avance de obra. Aquí se puede monitorear el porcentaje de la tarea completada y modificar el tiempo restante para su término, datos que luego son introducidos al sistema.

• Actualización del proyecto en trabajos realizados por período de tiempo: Este es el recurso más detallado de MS-Project. No sólo entrega cifras exactas y actualizadas del porcentaje de trabajo avanzado, sino que además revela la cantidad de trabajo real de cada elemento de la tarea, entregando cifras por día y por hora de su desempeño, para luego compararlas con el plan original.

Para el buen desarrollo del proyecto, el director del mismo deberá contar con toda la información posible a la hora de tomar decisiones. Para esto se hace imprescindible el uso de informes como los arrojados por el MS-Project, los que posibilitan hacer un seguimiento exacto de los costos y tiempos del proyecto.

El seguimiento se separa en:

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