Conoce las claves de los procesos y el mejoramiento continuo

Una vez alcanzado el éxito, parece que encontramos la fórmula perfecta. Este es el reto que debe enfrentar toda empresa que necesita seguir logrando sus objetivos. Hoy, un nuevo ritmo de vida nos obliga al cambio constante, e incluso desde antes de la pandemia, la palabra “reinventarse” ya formaba parte de las compañías más exitosas.

Quizás más de una vez has escuchado la frase “si funciona no lo arregles”. Pues bien, específicamente hablando de las empresas y sus procesos, hoy en día este pensamiento está totalmente obsoleto. Por ejemplo, para los japoneses es fundamental cambiar los procesos existentes y contar con una filosofía de mejoramiento continuo.

El secreto de las grandes compañías radica en tener altos estándares de calidad para sus productos, y a su vez para sus empleados. De esta forma, logran disminuir costos y aumentar su productividad y competitividad. ¿Cómo se logra esto? Incluyendo el mejoramiento continuo en tu modelo de negocio.

¿Buscas liderar proyectos exitosos? Descarga el extracto del curso Planificación Estratégica, de nuestro Diplomado en Dirección de Proyectos, y conoce las fases de una planificación estratégica.

Pero realmente, ¿qué significa el mejoramiento continuo? Tan simple como que todo puede ser mejorado. Mejorar un proceso, producto o servicio es cambiarlo para que logre ser más eficiente, efectivo y adaptable. A partir de este principio, no se trata de hacer las cosas bien una sola vez, sino que la idea es fijar metas a largo plazo y tener como máxima siempre la excelencia y la innovación.

El proceso de mejoramiento

Existen herramientas que te pueden ayudar a mejorar tus procesos. Entre estas existe El ciclo PHVA, que fue presentado en 1950 por Edward Deming, el difusor del concepto de calidad total.

Esta herramienta se basa en un ciclo de cuatro pasos:

1. Planear (Identificar y secuenciar los procesos)

En esta etapa se debe identificar los procesos necesarios para que la organización cumpla con su misión y visión, así como describir los manuales de procesos, es decir, cómo se desarrollan y cómo se relacionan entre sí. También se debe responder a las necesidades y expectativas de los usuarios.

2. Hacer (Implementación del proceso)

Aquí es necesario difundir el manual de procesos para dar a conocer el flujo de actividades y requisitos de realización, asegurando que las actividades realizadas se apeguen a los estándares y criterios definidos en el manual.

3. Verificar (Seguimiento y medición de los resultados)

En la verificación es importante definir indicadores para medir el desempeño de los procesos y su apego a los estándares establecidos.

4. Actuar (Mejorar los procesos)

Esta es la etapa más importante, donde se identifican áreas de oportunidad o errores en la realización del proceso, con base en el análisis de indicadores. Además, se debe establecer y aplicar acciones para corregir las desviaciones del proceso, es decir, rediseñar o actualizar el proceso.

¿Por qué implementar el mejoramiento continuo en tu empresa?

Además de contribuir a superar las debilidades y afianzar las fortalezas de tu organización, a través de esta filosofía tu empresa podrá posicionarse entre los líderes del mercado. Entre sus principales ventajas están:

• Mantener la competitividad de productos y servicios.
• Mejorar la calidad y la productividad.
• Reducir los costos y los precios.
• Aumentar la participación de mercado y lograr o mantener la supervivencia de la empresa.
• Proveer nuevos puestos de trabajo.
• Aumentar la rentabilidad de la empresa.

Para lograr la efectividad de esta técnica, el rol de Director o Gerente General de las empresas es indispensable, pues debe actuar como líder: es esta persona quien involucrará a todos los integrantes para que participen en esta nueva cultura de cambio, y los incentivará a adquirir esta filosofía de hacer bien las cosas siempre.

Ahora que conoces las claves del mejoramiento continuo, estamos seguros de que esta información te ayudará a alcanzar tus propios objetivos y metas de manera eficiente, consolidando tus proyectos.

¿Buscas dar un salto en tu carrera? ¡Adquiere nuevas herramientas y triunfa sacando adelante proyectos exitosos! Descarga en el siguiente enlace el extracto del curso Planificación Estratégica, de nuestro Diplomado en Dirección de Proyectos, y anímate a seguir perfeccionando tus conocimientos ¡con nuestro método online hecho para aprender!