Identifica los procesos de una organización y logra proyectos exitosos

Cuando hablamos de procesos nos referimos a todas las fases de transformación que debe pasar un insumo antes de convertirse en un producto o servicio. Conocerlos a fondo nos ayudará a determinar la eficiencia de nuestra organización para poder incluir mejorías en las actividades productivas.

Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee insumos y los transforme en un producto y/o servicio con valor para uno o varios clientes internos o externos.

La identificación de los procesos de una organización

El primer paso para gestionar perfectamente los procesos es identificar las diferentes fases que se llevan a cabo en cada uno de ellos.

Todas las organizaciones tienen por finalidad el desarrollo de productos y/o servicios a partir de insumos que son sometidos a procesos de cambios para producirlos. Estas etapas de transformaciones no son otra cosa que actividades que se realizan al interior de las empresas. La agrupación de estas actividades constituyen los procesos de una organización.

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Una manera útil de saber qué se hace en nuestra organización es la elaboración de un organigrama. De esta forma podemos visualizar posteriormente lo que hace cada departamento de la empresa. Así podremos comprobar cuántas actividades quedan indefinidas.

Un proceso es simplemente un conjunto de actividades por medio de las cuales los insumos se transforman en los productos o servicios que ofrece la empresa.

Una forma rápida de construir un organigrama es a través de la agrupación de procesos lógicos en una organización. Por ejemplo, del levantamiento de procesos de una organización podemos obtener los procesos de contratación de personas, desarrollo de personal, capacitación de personal, pago de remuneraciones, planificación de producción, abastecimiento de materias primas, producción, almacenamiento de productos terminados y distribución de productos.

A partir de ellos podemos desarrollar la estructura organizacional de dos gerencias. Por una parte tendremos la gerencia de Recursos Humanos, compuesta por los departamentos de Selección y Contratación, Desarrollo Organizacional, Capacitación y Pago de Remuneraciones. Por otra parte, encontraremos a la gerencia de Producción compuesta por los departamentos de Planificación, Abastecimientos, Producción, Bodegas y Distribución.

Otra forma, es la de seguir o estudiar el proceso de transformación de un insumo o materia prima en el producto y/o servicio final.

Todo lo anterior nos llevará a conocer y determinar los procesos existentes en la organización. Debemos tener en cuenta, además, una serie de criterios que nos facilitarán la gestión de los posteriores procesos:

• No debemos incluir un elevado número de actividades en un solo proceso, ya que la información que obtendremos posteriormente será excesiva y difícil de procesar.

• No debemos incluir un número demasiado pequeño de actividades en cada proceso, porque al final tendremos un excesivo número de procesos, los cuales uno a uno serán fáciles de controlar, pero en su totalidad darán problemas.

• No es conveniente implicar un gran número de departamentos o áreas en cada proceso, especialmente cuando la responsabilidad del mismo pueda recaer en más de una persona de mismo nivel jerárquico. En este caso, las discrepancias pueden frenar la gestión.

• La responsabilidad de gestión de los procesos deberá ser definida. No se debe caer en el error, sin embargo, de que esto sea entendido como que otras personas no son responsables de su implicación. Todo el mundo lo es.

La Relación Procesos – Organización – Gestión de Operaciones

Normalmente asociamos los procesos a las funciones y/o áreas organizacionales de una empresa. 

Es esto se le denomina una visión de esquema funcional de procesos. Sin embargo, en la mayoría de los casos los procesos son horizontales al funcionamiento de una organización y un determinado proceso puede recorrer múltiples áreas.

De esta forma se hace necesario desarrollar una arquitectura de procesos que permita conocer e interpretar cómo éstos se mueven en la organización. A esta actividad es la que se denomina el “Modelamiento de los Procesos Organizacionales”.

Lo relevante es comprender las divisiones operativas de las organizaciones y cómo manejar, estructurar y definir los procesos al interior de ellas como “verdaderas líneas de ensamble”.

Un enfoque de este tipo permite diseñar estructuras de procesos orientados a los clientes en que su foco está en las diferentes acciones que deben ser desarrolladas para generar los productos, bienes y/o servicios que las organizaciones entregan, aportando de esta forma valor a sus clientes

El objetivo general de la Gestión de Operaciones es producir o desarrollar un producto, bien o servicio específico, al mínimo tiempo y costo. Para ello consta de un conjunto de técnicas, herramientas y estrategias que establecen procesos que se orientan hacia el cumplimiento de ese objetivo.

Para su evaluación y control se utilizan distintos criterios:

• Volumen de la Producción.

• Costo (materiales, fuerza de trabajo).

• Utilización (equipo y fuerza de trabajo).

• Calidad y confiabilidad del producto.

• Inversión (rendimiento sobre activos).

• Flexibilidad para cambios en el producto.

• Tiempos.

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