¿Sabes cómo es el ciclo de un proyecto? Revísalo acá

Ya sea cual sea su naturaleza, el propósito de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites de un presupuesto concreto, cumpliendo con calidades establecidas y respetando un marco de tiempo para su ejecución.

A mediados de los años 50, el famoso general Bernard A. Schriever, Comandante de la División Occidental de Desarrollo de la Fuerza Aérea estadounidense, concibió en el momento más álgido de la Guerra Fría el revolucionario principio de concurrencia. Sin saberlo, estaba sentando las bases de la Dirección de Proyectos moderna, una disciplina que en la actualidad es la columna vertebral del desarrollo de cualquier emprendimiento exitoso.

Mediante este concepto de concurrencia, el comando a cargo del general Schriever integró todos los requerimientos del complejo plan balístico nuclear en un solo programa y presupuesto, innovando al abordar los diferentes desarrollos del sistema en forma paralela, en lugar del proceso en secuencia que usaban anteriormente.

Tan importante fue la innovación de Schriever, que hoy podemos afirmar que este cambio en la gestión de los proyectos balísticos permitió equilibrar el poder nuclear de los dos gigantes hasta el fin de la Guerra Fría en 1989.

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En conclusión, una adecuada dirección de proyectos puede hacer de un emprendimiento una carrera ganada desde la partida, o por el contrario, una competencia perdida en la meta.

De hecho, en la actualidad se estima que para que un desarrollo sea exitoso debe destinarse un 80% del tiempo a las actividades de dirección del mismo. ¿Cuál es el problema de esto? que la mayoría de los profesionales que asumen la administración de proyectos suelen tener mucha experiencia técnica, pero casi siempre un muy precario manejo de la Dirección de Proyectos.

Ante ello, resulta fundamental familiarizarse con los conceptos clave de una exitosa administración de proyectos y de su ciclo:

Ciclo de un proyecto

En 1969, el Project Management Institute editó desde principios de los noventa el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), un manual que estandariza las buenas prácticas en la dirección y gestión de proyectos.

Este texto distingue un ciclo con cinco áreas de procesos y un total de nueve áreas de conocimiento que concentran el quehacer necesario para llevar a cabo exitosamente el programa de trabajo de un proyecto. Las cinco áreas de procesos del ciclo son:

Inicio

Una idea se transforma en una propuesta de proyecto que contempla los beneficios esperados, la estimación de los recursos requeridos y un planteamiento del tiempo necesario para su realización. Cuando esta propuesta es aprobada, se pasa a la etapa de planeación.

Si tomamos como ejemplo la construcción de un puente sobre el mar, este traería beneficios (nuevos empleos, rutas de transporte), costaría aproximadamente mil millones de dólares y tendría una duración del proyecto estimada de tres años.

Planeación

Durante esta fase del proyecto se definen con claridad los objetivos, el tipo de organización más funcional a la ejecución del programa, la selección de un administrador del proyecto y la conversión de la propuesta original en un plan maestro.

Ejecución

Equivale a “hacer” el proyecto. Una etapa en la que resulta fundamental vigilar el progreso del emprendimiento y el comportamiento del equipo de trabajo, actualizando los planes y ocupándose de los cambios propuestos sobre la marcha, toda vez que sea necesario.

Cierre

Esta etapa viene después de completado el trabajo. Se analizan los éxitos y fracasos del proyecto y se prepara un informe para los equipos de proyectos futuros.

Seguimiento y control

El conjunto de estas cuatro áreas se encuentra supeditado a la vez a un grupo de actividades generales de seguimiento y control que, básicamente, se relacionan con tareas de revisión y acciones de corrección durante el desarrollo del proyecto. 

Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado, corregir oportunamente —para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución— y reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas.

Ahora que conoces los ciclos de un proyecto, estamos seguros de que encontrarás la forma en que puedas aplicar esto en tu día a día. De seguro esto te ayudará a alcanzar tus propios objetivos y metas de manera eficiente.

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