Capacítate, ejecuta un plan de auditoría y marca la diferencia en seguridad

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Capacítate, ejecuta un plan de auditoría y marca la diferencia en seguridad


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Toda auditoria tiene un antes, un durante y un después que son determinantes para su buena ejecución. Conoce más de estas etapas en el siguiente artículo.

Una vez que se tiene diseñado el Programa de Auditoría, ya sea para aplicar una o varias, se pasa a la implementación de la misma, la que contempla diferentes acciones además de la revisión de la documentación, recopilación de información y evidencias, generación de hallazgos, preparación de informe y seguimiento.

Antes de continuar aprendiendo sobre el desarrollo de una auditoría puedes conocer mejor el funcionamiento de estas herramientas en el artículo “¿Auditoria? Conoce esta herramienta y mejora tu estrategia de seguridad”.

Las diferentes etapas de una auditoría podrían resumirse en:

  1. Inicial o de preparación.

  2. De ejecución.

  3. Desarrollo del informe

  4. Seguimiento

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A continuación analizaremos más en profundidad la etapa de ejecución de una Auditoría:

Etapa de ejecución

Esta etapa se caracteriza por el trabajo en terreno y la recopilación de información necesaria para determinar los hallazgos e incidencias, que avalen o no la conformidad del sistema o proceso a auditar con los criterios establecidos al principio de la actividad.

La siguiente imagen muestra los pasos de la etapa de ejecución:

Comunicación

Es necesario que durante el tiempo que se realice la auditoría, los auditores involucrados puedan intercambiar información y evaluar el progreso. Si el alcance y la complejidad de la auditoría lo requiere se podrá llegar a acuerdos formales para la comunicación. Cabe destacar que si durante la auditoría se encuentran evidencias de un riesgo significativo, se debe informar al auditado.

Recopilación y verificación de la información

Considerando los objetivos trazados, el alcance y los criterios de la auditoría, los auditores se dedican a recopilar evidencias del sistema o proceso auditado. Es importante recordar que las evidencias deben ser verificables y se basan en la información disponible. Además, pueden ser declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente, que sea de utilidad para comparar con los criterios establecidos.

Generación de hallazgos de auditoría

Una vez que se tienen todas las evidencias, se procede a detallar los hallazgos, los cuales surgen de evaluar y comparar la información recopilada con los criterios de la auditoría (leyes, códigos, manuales, otros).

Los hallazgos pueden señalar bien sea la conformidad del proceso o sistema auditado, como la no conformidad (NC) de estos. En el primer caso se deben resumir las incidencias y señalar las ubicaciones, funciones y procesos que fueron evaluados.

Cuando existen no conformidades, se deben presentar las evidencias que lo avalan y revisarlo con el auditado, para que ratifique su veracidad y la comprensión del hallazgo.

Preparación de las conclusiones de auditoría

Antes de la reunión de cierre, el equipo de auditores revisa los hallazgos, evidencias e información relevante, recopilada durante el proceso de auditoría y que sea vinculante a los objetivos trazados. A partir de ello, se acuerdan las conclusiones que se presentarán al cliente, además de las recomendaciones pertinentes al caso y el seguimiento que se realizaría, si así se hubiese solicitado en la etapa de preparación.

Entre los tópicos que podría contemplar una conclusión se encuentran el grado de conformidad del sistema o proceso auditado, oportunidades de mejora, la capacidad de revisión para mantener su buen funcionamiento y sugerencias vinculadas a la optimización de lo evaluado.

Reunión de cierre

La etapa de ejecución finaliza con la reunión de cierre, donde deben estar presentes todas las partes involucradas. El objetivo de este encuentro es presentar los hallazgos y conclusiones, especialmente para que sean reconocidas y comprendidas por el auditado.

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Este texto pertenece a un extracto de la clase “Ejecución de una auditoría” del curso “Principales Herramientas  de Gestión de Riesgos para la seguridad y salud en el trabajo“ impartido por eClass con la certificación de Mutual Capacitación.

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