Un plan de capacitación permite ordenar las necesidades de aprendizaje de una empresa, definir objetivos, seleccionar acciones formativas y evaluar si estas responden a las brechas detectadas.
Las habilidades que necesitan las empresas cambian con el tiempo y según el Future of Jobs Report 2025 del World Economic Forum, el 39% de las competencias actuales de los trabajadores se transformará o quedará obsoleto entre 2025 y 2030. Además, el 85% de los empleadores encuestados planea priorizar la actualización de habilidades de su fuerza laboral.
En ese contexto, contar con un plan de capacitación ayuda a ordenar qué necesidades deben abordarse, quiénes necesitan capacitarse y cómo se desarrollarán las acciones formativas.
¿Qué es un plan de capacitación?
Un plan de capacitación es la organización de las acciones de aprendizaje que una empresa desarrollará durante un período determinado. Define qué necesidades se abordarán, qué objetivos se quieren alcanzar, quiénes participarán y qué actividades se realizarán.
Su elaboración comienza con la identificación y priorización de las necesidades de capacitación. A partir de ese diagnóstico se pueden definir los aprendizajes que requiere la organización y las acciones necesarias para desarrollarlos.
Por eso, crear un plan de capacitación no consiste solamente en seleccionar cursos, sino en conectar las necesidades de aprendizaje con objetivos y acciones concretas.
¿Cómo crear un plan de capacitación? 5 pasos
1. Detecta las necesidades de capacitación
El primer paso es identificar qué conocimientos, habilidades o capacidades necesita desarrollar la organización.
El Instituto Colegiado de Personal y Desarrollo (CIPD), del Reino Unido, recomienda comenzar analizando qué capacidades se necesitan actualmente y cuáles podrían ser necesarias en el futuro. Luego, esas necesidades se comparan con los conocimientos, habilidades y actitudes que ya existen para detectar posibles brechas.
Para obtener esa información se pueden combinar distintas fuentes, como datos internos, evaluaciones de desempeño, entrevistas, conversaciones con los equipos, reuniones, observación y encuestas. CIPD recomienda utilizar más de un método para obtener una mirada más completa.
Una buena pregunta para comenzar es: ¿Qué necesitamos que las personas sepan o puedan hacer mejor para responder a los desafíos de la organización?
2. Prioriza las brechas más relevantes
Detectar necesidades no significa que todas deban abordarse al mismo tiempo ni de la misma forma.
CIPD recomienda priorizar las brechas según su relevancia para los resultados y la estrategia de la organización. También plantea que, una vez identificada una necesidad, conviene analizar qué tipo de solución puede responder mejor a ella, en lugar de recurrir automáticamente a un curso.
Por eso, antes de diseñar una capacitación es importante tener claro qué brecha se quiere abordar y qué resultado se espera conseguir.
3. Define los objetivos y quiénes participarán
Después de priorizar las necesidades, hay que transformar esas brechas en objetivos de aprendizaje concretos y decidir qué personas o grupos necesitan participar.
La planificación de la capacitación implica justamente tomar decisiones sobre los objetivos, las actividades y los grupos que serán capacitados. La Universidad de Chile señala además que esas decisiones deben partir de necesidades previamente identificadas y considerar las prioridades y recursos disponibles.
Por ejemplo, un objetivo como: “capacitar en liderazgo” puede resultar demasiado amplio.
Sin embargo, una formulación más concreta podría ser: “desarrollar habilidades para entregar feedback y conducir conversaciones de desempeño con los equipos”.
De este modo, mientras más claro sea el resultado esperado, más fácil será decidir qué contenidos y actividades se necesitan.
4. Organiza las acciones de capacitación
Con los objetivos y participantes definidos, llega el momento de decidir cómo se desarrollará el aprendizaje.
La Organización Internacional del Trabajo (OIT), plantea que, al preparar una capacitación, es necesario definir aspectos como los objetivos de aprendizaje, los contenidos, los métodos de formación y los recursos necesarios. También destaca que la elección de contenidos y técnicas debe responder a las características y necesidades de quienes participarán.
Lo importante es que exista coherencia entre la necesidad detectada, el objetivo y la acción elegida.
5. Evalúa los resultados
La capacitación no termina cuando finaliza un curso.
CIPD señala que la evaluación debe estar conectada con las brechas de desempeño identificadas y que el aprendizaje debe analizarse considerando su impacto, participación y transferencia al trabajo.
Por eso, además de revisar asistencia o finalización, conviene preguntarse:
- ¿Se desarrollaron los conocimientos o habilidades esperados?
- ¿Las personas pueden aplicar lo aprendido?
- ¿La brecha que dio origen a la capacitación disminuyó?
- ¿Qué habría que ajustar para una próxima instancia?
Evaluar permite utilizar lo aprendido del propio proceso para mejorar las decisiones futuras.
¿Qué debe incluir un plan de capacitación?
Una forma práctica de organizarlo es reunir los principales elementos en una misma estructura:
Un plan de capacitación también necesita revisarse
Las necesidades de aprendizaje cambian junto con la estrategia, los roles, la tecnología y las exigencias del negocio; por eso, el análisis de necesidades debería ser continuo y considerar tanto las capacidades que la organización requiere hoy como las que podría necesitar en el futuro.
En la práctica, esto significa que un plan de capacitación no debería quedar fijo durante todo el período, por ello, conviene revisarlo y ajustar las acciones de aprendizaje cuando cambian las prioridades, aparecen nuevas brechas o surgen desafíos distintos.
