Tips para responder un mail en inglés correctamente

A veces aprender inglés puede tomar más tiempo de lo esperado. Para los que necesitan aplicar conocimientos prácticos lo antes posible, revisa aquí los tips que te permitirán contestar un mail en forma correcta.

La estructura de un correo electrónico en inglés es muy similar a una en español. Pese a que los mails son cosas de todos los días, en el entorno laboral debemos tratar de mantener la formalidad y claridad en la comunicación. 

Sin embargo, la estructura es básicamente la misma para un correo en inglés y está conformado por la siguiente estructura:

• Asunto: La mejor recomendación en este apartado es ser corto y preciso con lo que queremos decirle a la otra persona. No hace falta que nos extendernos demasiado.  Recordemos que la palabra que usamos para referirnos al asunto en inglés es "Subject".

• Saludos: Acá nos presentamos o identificamos frente al lector de nuestro correo. Es importante mantener el estilo de formalidad. 

• Cuerpo: En esta parte escribiremos nuestro contenido y podremos extendernos para explicar el motivo de nuestro correo.

• Agradecimiento o despedida: No importa si escribimos por una petición o por un reclamo, al despedirnos agradecemos la atención de la persona que recibirá nuestro correo.

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Revisa a continuación algunos tips que te permitirán responder de manera efectiva y correcta y  mail en inglés:

Saludos

Lo primero que debemos hacer es escribir un saludo en inglés. Hay muchas palabras que podemos utilizar para hacerlo. Para saber cuál usar las clasificaremos de la siguiente forma:

• “Dear Lillian”: esto significa “Querida Lillian”. Esto es una forma muy común de empezar un correo o responder uno en inglés. Este uso también dependerá de la relación que tengan con la persona a quien lo remiten.

• “Hi Lillian”: esto significa “Hola Lillian”. Es una forma frecuente pero informal de saludar a alguien.

• “Dear Mrs Price”: esto significa “Querida señora Price”. Es una manera más formal de saludar, utilizando el primer apellido de la persona que recibirá el correo.

• “Dear Sir” o “Dear Madam”: significa “Querido señor” o “Querida dama”. Esto es una estructura similar a la anterior y que es un poco más formal.

• “To whom it may concern”: esto significa “A quien pueda interesar”. Es una forma común que se utiliza para escribir un correo a una institución o una empresa.

Dar las gracias al destinatario

Aunque no lo parezca, agradecer que te hayan escrito es una gran forma de responder. El ejemplo más práctico es el siguiente:

• Thank you for contacting us: la traducción literal de esto es: “Gracias por contactarnos”.

• Si el destinatario responde pronto la recomendación también agradecemos ese gesto con: “Thank you for your prompt reply” que significa “Gracias por su pronta respuesta”.

Siempre que puedas da las gracias al destinatario. Esto creará un vínculo y le permitirá saber que te importa el contacto con él.

Cuerpo

Al escribir o responder un correo en inglés trata de ser claro con tu objetivo o expresando tu propósito. Es importante expresar tu meta con esta comunicación para que puedas obtener una respuesta clara.

Un ejemplo de esto es:

• “I’m writing in reference to…”: esto significa “Estoy escribiendo en referencia” y se asocia de buena forma con cualquier de las formas previas de saludo.

• “I’m writing to know more about…”: esto significa “Estoy escribiendo para conocer más sobre” y es una forma de un uso más informal.

Justo antes de despedir tu correo se recomienda agradecer al lector que recibirá tu mail una vez más.

Esto es un gesto de cortesía que se puede expresar de las siguientes formas:

• “Thank you for your patience/cooperation”: esto significa “Gracias por su paciencia/cooperación”. Puedes utilizar alguna de esas dos palabras dependiendo del contexto en que se desarrolla la comunicación.

• “If you have any questions or concerns, just let me know”: esto significa “Si tiene alguna duda o pregunta, solo déjeme saber”.

A continuación debemos escribir que nos gustaría recibir una respuesta de la persona a la que escribimos. Las opciones pueden ser:

“I look forward to hearing from you”: esto significa "Espero escuchar pronto de usted".

"Thank you for your patience and cooperation": esto significa "Gracias por su paciencia y cooperación"

“Thank you for your consideration”: esto significa "Gracias por su consideración"

Luego continuar con el llamado a que la persona responda, que puede verse así:

“If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”: esto significa "Si tiene preguntas, no dude en hacérmelo saber".

Por último, debemos incluir en el correo un mensaje. En inglés es frecuente incluir una frase que cierre con tu nombre.

Despedida

Usualmente en español hay diversas formas de despedirse dependiendo de la persona con la que estemos hablando. Ocurre lo mismo en inglés, ya que dependiendo de la formalidad y a quien nos estemos dirigiendo podrá variar la despedida.

A continuación algunas sugerencias:

• “Yours faithfully”: significa “atentamente”. Esta despedida se alinea perfectamente con los saludos “Dear Lillian”; “Dear Sir” o “Dear Madam”.

• “Yours sincerely” - “Respectfully yours”: el primero significa “Tuyo atentamente” y el segundo “Respetuosamente tuyo”. Se alinean perfectamente con los saludos mencionados en la opción anterior.

• “Regards”/ “Best regards”: significa “Saludos”. Esta opción se puede utilizar con correos menos formales, correos para amigos e incluso familiares.

Estas frases permiten cerrar tu correo de una forma formal y educada. Es ideal evitar en este tipo de correos expresiones informales porque puedes perder la confianza quién lo leerá. Además, justo antes de enviarlo no olvides revisar nuevamente la ortografía. ¡Mucha suerte y esperamos que estos consejos te sean útiles!.

Para que sigas aprendiendo te invitamos a revisar el artículo “10 técnicas simples para aprender inglés”.

Muchas empresas siguen teletrabajando, y otras han ido adoptando un sistema mixto, retornando a las oficinas de manera periódica. Sea cual sea tu realidad, sabemos que las reuniones siguen siendo necesarias, ya sean virtuales o presenciales.

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